Mỗi quốc gia có các quy tắc riêng về kế toán cho hàng tồn kho phù hợp với quy tắc báo cáo tài chính của họ.

Ví dụ: các tổ chức ở Hoa Kỳ xác định hàng tồn kho phù hợp với nhu cầu của họ theo Các nguyên tắc kế toán được chấp nhận rộng rãi (GAAP) của Hoa Kỳ, các quy tắc được xác định bởi Ủy ban chuẩn mực kế toán tài chính (FASB) (và các tổ chức khác) và được Ủy ban giao dịch chứng khoán Hoa Kỳ (SEC)) và các cơ quan liên bang và tiểu bang khác. Các quốc gia khác thường có các thỏa thuận tương tự nhưng với các tiêu chuẩn kế toán của riêng họ và các cơ quan quốc gia thay thế.

Có chủ ý rằng kế toán tài chính sử dụng các tiêu chuẩn cho phép công chúng so sánh hiệu suất của các công ty, chức năng kế toán chi phí trong nội bộ với một tổ chức và có khả năng linh hoạt hơn nhiều. Một cuộc thảo luận về hàng tồn kho từ tiêu chuẩn kế toán chi phí và lý thuyết ràng buộc (thông lượng) dựa trên một số ví dụ và thảo luận về hàng tồn kho từ góc độ kế toán tài chính.

Chi phí / định giá nội bộ hàng tồn kho có thể phức tạp. Trong khi trước đây, hầu hết các doanh nghiệp điều hành các nhà máy đơn giản, một quy trình, các doanh nghiệp như vậy có lẽ là thiểu số trong thế kỷ 21. Khi các nhà máy 'một quá trình' tồn tại, có một thị trường cho hàng hóa được tạo ra, nơi thiết lập một giá trị thị trường độc lập cho hàng hóa. Ngày nay, với các công ty xử lý nhiều quy trình, có rất nhiều hàng tồn kho từng là hàng hóa thành phẩm hiện được coi là "công việc đang hoàn thành" (WIP). Điều này cần được định giá trong các tài khoản, nhưng việc định giá là một quyết định quản lý vì không có thị trường cho sản phẩm hoàn thành một phần. Việc 'định giá' WIP có phần tùy tiện này kết hợp với việc phân bổ chi phí cho nó đã dẫn đến một số kết quả không mong muốn và ngoài dự kiến.

Kế toán tài chính

Hàng tồn kho của một tổ chức có thể là một việc may mà cũng không may, vì nó được tính là một tài sản trên bảng cân đối kế toán, nhưng nó cũng liên kết tiền có thể phục vụ cho các mục đích khác và cần thêm chi phí để bảo vệ nó. Hàng tồn kho cũng có thể gây ra chi phí thuế đáng kể, tùy thuộc vào luật pháp của các quốc gia cụ thể về khấu hao hàng tồn kho, như trong Thor Power Tool Co. v. Commissioner.

Hàng tồn kho như một tài sản lưu động trên bảng cân đối kế toán của tổ chức vì về nguyên tắc, tổ chức có thể biến nó thành tiền mặt bằng cách bán nó. Một số tổ chức nắm giữ hàng tồn kho lớn hơn hoạt động của họ yêu cầu để tăng giá trị tài sản rõ ràng và khả năng sinh lợi có thể nhận thấy được.

Ngoài số tiền bị ràng buộc bằng cách mua hàng tồn kho, hàng tồn kho còn mang lại chi phí liên quan cho không gian kho, cho các tiện ích và bảo hiểm để bảo vệ nhân viên xử lý và bảo vệ nó khỏi hỏa hoạn và các thảm họa khác, lỗi thời, hao hụt (trộm cắp và lỗi),... Chi phí lưu kho như vậy có thể tăng lên: giữa một phần ba và một nửa giá mua ban đầu của nó mỗi năm.

Các doanh nghiệp tồn kho quá ít hàng tồn kho không thể tận dụng các đơn đặt hàng lớn từ khách hàng nếu họ không thể giao hàng. Các mục tiêu mâu thuẫn của kiểm soát chi phí và dịch vụ khách hàng thường đặt các nhà quản lý tài chính và điều hành của một tổ chức chống lại các bộ phận tiếp thị và bán hàng của tổ chức. Nhân viên bán hàng, đặc biệt, thường nhận được các khoản thanh toán hoa hồng bán hàng, vì vậy hàng hóa không có sẵn có thể làm giảm thu nhập cá nhân tiềm năng của họ. Xung đột này có thể được giảm thiểu bằng cách giảm thời gian sản xuất xuống gần hoặc thấp hơn thời gian giao hàng dự kiến của khách hàng. Nỗ lực này, được gọi là "Sản xuất tinh gọn" sẽ giảm đáng kể vốn lưu động gắn liền với hàng tồn kho và giảm chi phí sản xuất (Xem Hệ thống sản xuất Toyota).

Vai trò của kế toán hàng tồn kho

Bằng cách giúp tổ chức đưa ra quyết định tốt hơn, kế toán viên có thể giúp khu vực công thay đổi theo hướng rất tích cực mang lại giá trị gia tăng cho khoản đầu tư của người đóng thuế. Nó cũng có thể giúp khuyến khích sự tiến bộ và đảm bảo rằng cải cách là bền vững và hiệu quả trong dài hạn, bằng cách đảm bảo rằng thành công được ghi nhận một cách thích hợp trong cả hệ thống khen thưởng chính thức và không chính thức của tổ chức.

Để nói rằng họ có một vai trò quan trọng là một cách đánh giá thấp. Tài chính được kết nối với hầu hết, nếu không muốn nói là tất cả các quy trình kinh doanh chính trong tổ chức. Nó nên được chỉ đạo các hệ thống quản lý và trách nhiệm giải trình để đảm bảo rằng tổ chức đang tiến hành hoạt động kinh doanh của mình một cách phù hợp, có đạo đức. Điều quan trọng là những nền tảng này được đặt chắc chắn. Vì vậy, thường thì chúng là một bài trắc nghiệm đơn giản mà theo đó niềm tin của công chúng vào tổ chức là thắng hoặc thua.

Tài chính cũng nên được cung cấp thông tin, phân tích và tư vấn để cho phép các nhà quản lý dịch vụ của tổ chức hoạt động hiệu quả. Điều này vượt xa mối bận tâm truyền thống với ngân sách - chúng ta đã chi bao nhiêu cho đến nay, chúng ta còn lại bao nhiêu để chi tiêu? Đó là về việc giúp tổ chức hiểu rõ hơn về hiệu suất của chính nó. Điều đó có nghĩa là tạo ra các kết nối và hiểu mối quan hệ giữa các đầu vào nhất định - các tài nguyên mang lại - và các đầu ra và kết quả mà chúng đạt được. Nó cũng là về sự hiểu biết và chủ động quản lý rủi ro trong tổ chức và các hoạt động của nó.

Kế toán FIFO vs. LIFO

Khi một thương gia mua hàng hóa từ hàng tồn kho, giá trị của tài khoản hàng tồn kho sẽ giảm bởi giá vốn hàng bán (COGS). Điều này là đơn giản khi chi phí không thay đổi trong số những người nắm giữ trong kho; nhưng nơi nào có, thì phải có một phương pháp đã được thống nhất để đánh giá nó. Đối với các mặt hàng mà một cá nhân không thể theo dõi riêng lẻ, kế toán phải chọn một phương pháp phù hợp với tính chất của việc bán hàng. Hai phương pháp phổ biến được sử dụng là: FIFO (nhập trước xuất trước) và LIFO (nhập sau xuất trước).

FIFO coi đơn vị đầu tiên xuất hiện trong kho là đơn vị đầu tiên được bán. LIFO coi đơn vị cuối cùng đến trong kho là đơn vị đầu tiên được bán. Phương pháp mà kế toán viên lựa chọn có thể có ảnh hưởng đáng kể đến thu nhập ròng và giá trị sổ sách, quay vòng và thuế. Sử dụng kế toán LIFO cho hàng tồn kho, một công ty thường báo cáo thu nhập ròng thấp hơn và giá trị sổ sách thấp hơn, do ảnh hưởng của lạm phát. Điều này thường dẫn đến việc đánh thuế thấp hơn. Do tiềm năng của LIFO làm lệch giá trị hàng tồn kho, GAAP Vương quốc Anh và IAS đã cấm kế toán hàng tồn kho LIFO. Kế toán LIFO được cho phép tại Hoa Kỳ theo mục 472 của Bộ luật Thu nhập Nội bộ.[18]

Kế toán chi phí tiêu chuẩn

Kế toán chi phí tiêu chuẩn sử dụng các tỷ số gọi là hiệu quả để so sánh lao động và nguyên liệu thực sự được sử dụng để sản xuất hàng hóa với những hàng hóa mà cùng một hàng hóa sẽ yêu cầu trong các điều kiện "tiêu chuẩn". Miễn là điều kiện thực tế và tiêu chuẩn là tương tự nhau, ít có vấn đề phát sinh. Thật không may, phương pháp kế toán chi phí tiêu chuẩn được phát triển khoảng 100 năm trước, khi nhân công là chi phí quan trọng nhất trong hàng hóa sản xuất. Các phương pháp tiêu chuẩn tiếp tục nhấn mạnh hiệu quả lao động mặc dù nguồn tài nguyên đó hiện chỉ chiếm một phần rất nhỏ trong hầu hết các trường hợp.

Kế toán chi phí tiêu chuẩn có thể làm tổn thương các nhà quản lý, công nhân và các công ty theo nhiều cách. Ví dụ: quyết định chính sách tăng hàng tồn kho có thể gây tổn hại cho đánh giá hiệu suất của người quản lý sản xuất. Tăng hàng tồn kho đòi hỏi phải tăng sản xuất, có nghĩa là các quy trình phải hoạt động với tốc độ cao hơn. Khi (nếu như) có gì đó không ổn, quá trình này mất nhiều thời gian hơn và sử dụng nhiều hơn thời gian lao động tiêu chuẩn. Người quản lý dường như chịu trách nhiệm cho sự quá mức, mặc dù họ không có quyền kiểm soát đối với yêu cầu sản xuất hoặc vấn đề.

Trong thời kỳ kinh tế bất lợi, các công ty sử dụng hiệu quả tương tự để thu hẹp quy mô, quyền, hoặc giảm bớt lực lượng lao động của họ. Công nhân bị sa thải trong những trường hợp đó thậm chí còn kiểm soát ít hơn hàng tồn kho và hiệu quả chi phí vượt quá so với người quản lý của họ.

Nhiều kế toán viên tài chính và chi phí đã đồng ý trong nhiều năm về mong muốn thay thế kế toán chi phí tiêu chuẩn tuy nhiên chưa tìm thấy phương pháp khác thích hợp.

Kế toán chi phí theo lý thuyết ràng buộc

Eliyahu M. Goldratt đã phát triển Lý thuyết ràng buộc một phần để giải quyết các vấn đề kế toán chi phí trong cái mà ông gọi là "thế giới chi phí". Ông đưa ra một sự thay thế, được gọi là kế toán thông lượng, sử dụng thông lượng (tiền bán hàng hóa cho khách hàng) thay cho đầu ra (hàng hóa được sản xuất có thể bán hoặc có thể tăng hàng tồn kho) và coi lao động là cố định thay vì chi phí biến đổi. Ông định nghĩa hàng tồn kho đơn giản là mọi thứ mà tổ chức sở hữu mà nó dự định bán, bao gồm các tòa nhà, máy móc và nhiều thứ khác ngoài các danh mục được liệt kê ở đây. Kế toán thông lượng chỉ nhận ra một loại chi phí biến đổi: chi phí thực sự biến đổi, như vật liệu và thành phần, thay đổi trực tiếp với số lượng sản xuất.

Hàng tồn kho thành phẩm vẫn là tài sản của bảng cân đối, nhưng tỷ lệ hiệu quả lao động không còn đánh giá người quản lý và người lao động. Thay vì khuyến khích giảm chi phí lao động, kế toán thông lượng tập trung sự chú ý vào mối quan hệ giữa thông lượng (doanh thu hoặc thu nhập) một mặt và mặt khác có thể kiểm soát được chi phí hoạt động và thay đổi hàng tồn kho.